Ressourcenverwaltung
In dienstleistungsorientierten Organisationen werden ToDo´s an Ressourcen zur Bearbeitung eingeplant. Eine Ressource ist für gewöhnlich ein Mitarbeiter. Neben Mitarbeitern können auch Gegenstände, Räume oder Firmenwagen als Ressource eingetragen werden, um angelaufene Nutzungskosten zu erfassen oder sie terminlich zu blocken. Wesentliche Angaben werden automatisch angezeigt. Weitere Details können per Button "Detail" eingeblendet und hinterlegt werden.
Neuanlage
Ressourcen als Mitarbeiter werden über die Benutzerverwaltung angelegt. PROJEKTA erstellt hierbei für jeden neuen Benutzer automatisch eine Ressource und erspart Ihnen somit zusätzliche Arbeit. Der Button "Neuanlage" erlaubt es Ihnen, Sachressourcen wie Autos, Räume usw. anzulegen
Hinweis:
Das Löschen von Ressourcen ist aus folgenden Gründen nicht möglich:
- Ressourcen bleiben dauerhaft im System vorhanden, um alle gemachte Aktivitäten einer Ressource nachvollziehbar zu halten
- Jede Ressource kann wieder aktiv werden, indem sie wieder als Benutzer zum Einsatz kommen - entspricht dem Projektgedanken
- Die Anzahl der Ressourcen ist unbeschränkt. Und weil ein Löschen nicht vorgesehen ist, gehen die Ressourcen nicht ins Lizenzmodell ein
- Bei der Berechnung von Lizenzen und damit zur Preisermittlung werden ausschließlich aktive "Benutzer" herangezogen - keine Ressourcen
Name, Vorname
Name und Vorname dienen der menschlichen Identifizierung einer Ressource.
Bei Sachressourcen tragen Sie als Namen z.B. "Besprechungsraum" ein. Im Feld "Vorname" eine genauere Bezeichnung, z.B. das KFZ-Kennzeichen bei Fahrzeugen.
Art der Ressource
Die Art der Ressource legt fest, ob es sich bei dieser Ressource um eine interne (Mitarbeiter der Organisation) oder externe Ressource (ein Mitarbeiter von extern) handelt.
Sofern Sachressource gewählt wird, besteht hierfür keine Auswahl.
Hinweis:
Sachressourcen stehen kostenfrei zur Verfügung. Sachressourcen können keine Aufgaben bearbeiten / Zeiten erfassen.
aktiv als Ressource
Mit dieser Option stellen Sie ein, ob diese Ressource im System angezeigt wird oder nicht. Hiermit wird die Ressource aus den Benutzern entfernt aber nicht aus den Ressourcen.
Durch "aktivieren" wird die Ressource wieder in die Benutzer aufgenommen und wird mit berechnet.
Wichtig
- Bei der Reaktivierung einer Ressource wird diese ggf. zum Benutzer. Deswegen wird ein Benutzerdatensatz angelegt, der in der Benutzerverwaltung auftaucht.
Kostenstelle
Zur Auswertung und Berechnung von Kosten / Preisen etc. wählen Sie hier eine zuvor in den Stammdaten festgelegte Kostenstelle für die Ressource fest
Funktion
Die Option legt fest, mit welcher Funktion diese Ressource standardmäßig abgerechnet wird. Anhand der Funktion werden die internen und externen Werte dieser Ressource mit Hilfe der zeitlich hinterlegten Stundensatzgruppe für die Auftragsbearbeitung und die Kostenrechnung ermittelt
Interner Stundensatz / Externer Stundensatz)
Geben Sie an dieser Stelle den spezifischen Stundensatz ( intern = Kosten / extern = Preis) zur Berechnung für diese Ressource ein. Sofern der Mitarbeiter nicht über eine Funktion oder den Leistungskatalog berechnet wird, wird auf die Eingaben im Stammdatensatz zurückgegriffen.
Arbeitszeitmodell
Zuvor festgelegte Arbeitszeitmodelle werden hier für die Ressource als Standard hinterlegt. So wird es möglich, dass bei der Planung Kapazitäten für jede Ressource ermittelt und beachtet werden oder darüber hinaus unterschiedliche Auswertungen zu erbrachten Zeitaufwendungen durchzuführen, z.B. eine monatliche Überstundenauswertung je Mitarbeiter.
Je nach Art des zugewiesenen Arbeitszeitmodells (Teilzeit / Vollzeit usw.) werden aus den Tageswerten mit Hilfe der "Feiertagsregion" die Monats- und Jahreswerte ermittelt.
Eintrittsdatum
Datum, seit welchem die Ressource im Unternehmen bzw. der Organisation tätig ist. Wird erstmalig bei Anlegen des AP eingetragen vom System eingetragen
Reines Informationsfeld
Austrittsdatum
Datum des Ausscheidens der Ressource aus dem Unternehmen. Damit wird die Ressource nicht mehr im System zur Bearbeitung angezeigt.
Geburtsdatum
Geburtsdatum der Ressource. Reines Informationsfeld
Kontaktdaten der Ressource
Kontaktdaten der Ressource (Straße & Hausnummer, PLZ-Ort, Land, Telefon, Mobilnummer, E-Mail und Beruf / Ausbildung).
Alle Felder sind reine Informationsfelder
Standard-Leistungskatalog
Festlegung des Leistungskatalogs, auf welchen standardmäßig erfasst wird.
Farbe, für Zuordnung zu Personalgruppe
Festlegung einer Farbe zur Unterscheidung bzw. Gruppierung einer Ressource im Wochenkalender. Sie kann individuell eingestellt werden. Farbtöne für Gruppen können an dieser Stelle sinnvoll sein. Etwa:
- "rote Gruppe" für den Vertrieb
- "blaue Gruppe" für den Einkauf oder Verwaltung
- "grüne Gruppe" für das Marketing
