Kommunikationsplan

Gute und effiziente Kommunikation macht das Leben so viel leichter! Das gilt auch im Job als Manager im Projektmarketing.
Durch die vielen Kommunikationspartner, mit denen man im Laufe eines Projekts Kontakt haben wird, geht der Überblick schnell verloren. Häufig weiß man dann als PL nicht mehr genau, wem was wann gesagt wurde bzw. ob überhaupt. Damit es gar nicht erst so weit kommt und die Projektkommunikation flüssig läuft, erstellt man sich am besten bereits zu Beginn eines Projekts einen sogenannten Kommunikationsplan.
Dieser Kommunikationsplan unterstützt in der regelmäßigen Kommunikation mit Stakeholdern aller Art. Er überwacht Kosten, Termine und Aufwände von Projekten und warnt  bei Erreichung oder Überschreitung des individuell festgelegten Schwellenwertes. Inhalt dieses Moduls:

• Typen von Warnungen
• Meilensteine
• Terminüberwachung
• Zeitüberwachung
• Kostenüberwachung
• Frühwarnungen bearbeiten
• Empfänger hinzufügen

Typen von Warnungen

• Meilensteine - Warnung, wenn das Datum des Meilensteins erreicht wurde, unabhängig von Status und Kosten eines Projektes bzw. einer Leistung.
• Terminüberwachung - Warnung, wenn zu dem spezifizierten Termin ein bestimmter Status erreicht oder unter- bzw. überschritten worden ist.
• Zeitüberwachung - Warnung, sobald ein bestimmter Prozentsatz des Überwachungswertes in Stunden erreicht oder überschritten wurde.
• Kostenüberwachung - Warnung, sobald ein bestimmter Prozentsatz des Überwachungswertes in EUR erreicht bzw. überschritten wurde.

Meilensteine

Meilenstein festlegen:

1. Klicken Sie in der Frühwarnsystemverwaltung auf den Button "Meilensteine"
2. Geben Sie den gewünschten Namen für den Meilenstein ein
3. Wählen Sie das Erinnerungsdatum aus
4. Geben Sie bei Bedarf einen Erläuterungstext ein
5. Klicken Sie auf "Empfänger" und wählen Sie diese entsprechend aus
6. Bestätigen Sie mit "Speichern"

Terminüberwachung

Erinnerungen für Termine festlegen:

1. Klicken Sie in der Frühwarnsystemverwaltung auf den Button "Terminüberwachung"
2. Geben Sie den Namen für die Erinnerung ein
3. Tragen Sie den Status ein
4. Geben Sie das Erinnerungsdatum an
5. Geben Sie bei Bedarf einen Erläuterungstext ein
6. Klicken Sie auf "Empfänger" und wählen Sie diese entsprechend aus
7. Bestätigen Sie mit "Speichern"

Zeitüberwachung

Erinnerungen für Bearbeitungszeiten festlegen:

1. Klicken Sie in der Frühwarnsystemverwaltung auf den Button "Zeitüberwachung"
2. Geben Sie den Namen für die Erinnerung ein
3. Tragen Sie ggf. den Status ein
4. Geben Sie einen Überwachungswert der Stunden als ganze Zahl sowie Prozentangabe ein
5. Geben Sie bei Bedarf einen Erläuterungstext ein
6. Klicken Sie auf "Empfänger" und wählen Sie diese entsprechend aus
7. Bestätigen Sie mit "Speichern"

Hinweis

Den Status können Sie sich mit einem Klick auf den Button "Status aktivieren" ein- oder ausblenden lassen.

Kostenüberwachung

Erinnerungen für Kosten festlegen:

1. Klicken Sie in der Frühwarnsystemverwaltung auf den Button "Kostenüberwachung"
2. Geben Sie den Namen für die Erinnerung ein
3. Tragen Sie ggf. den Status ein
4. Geben Sie einen Überwachungswert der Kosten als ganze Zahl sowie Prozentangabe ein
5. Geben Sie bei Bedarf einen Erläuterungstext ein
6. Klicken Sie auf "Empfänger" und wählen Sie diese entsprechend aus
7. Bestätigen Sie mit "Speichern"

Hinweis

Den Status können Sie sich mit einem Klick auf den Button "Status aktivieren" ein- oder ausblenden lassen.

Kommunikationsplan bearbeiten

Festgelegten Kommunikationsplan bearbeiten:

1. Klicken Sie im Modul Projektbearbeitung auf das gewünschte Projekt
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf den Button "Kommunikationsplan"
3. Wählen Sie die gewünschte Warnung aus

Hinweis

Innerhalb der Verwaltung lassen sich alle Pläne einsehen, bearbeiten und löschen.

Empfänger hinzufügen

Empfänger für umfangreiche Kommunikationspläne hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf den Button "Empfänger"
2. Tippen Sie den Namen einer Ressource ein
3. Wählen Sie eine Ressource aus der Liste aus
4. Wählen Sie die Benachrichtigungsart aus
5. Bestätigen Sie mit "Speichern"

Hinweis

Sobald das Frühwarnsystem auslöst, erhalten alle gewählten Empfänger eine Benachrichtigung je nach Einstellung und Typ. Grundsätzlich können aktive und inaktive Ressourcen den Empfängern hinzugefügt werden. Für jeden Empfänger können bis zu vier unterschiedliche Arten der Benachrichtigung je Frühwarnung festgelegt werden, als da sind: E-Mail, SMS, IMS oder Feed. Bitte beachten Sie dabei, dass Benachrichtigungen per SMS kostenpflichtig sind.